Finance & Administration Specialist (m/w/d)

Ciao Bella wurde 2006 in Hamburg gegründet und ist Teil der Gustoso Gruppe aus München. Seither hat sich die Marke als Deutschlands führendes italienisches Fast-Casual-Konzept mit inzwischen bereits rund 50 Restaurants etabliert. Serviert werden nach eigenem Rezept hergestellte original italienische Gerichte wie Pizza, Pasta, Salate und weitere Spezialitäten, die in familiärer Atmosphäre im Restaurant genossen oder schnell und unkompliziert von der Ready-to-go-Theke mitgenommen werden können.  

Wir wachsen weiter – und dafür brauchen wir dich!  Aktuell suchen wir einen engagierten Finance & Administration Specialist (m/w/d) in Vollzeit.

In dieser Rolle unterstützt Du die Sicherstellung reibungsloser administrativer Prozesse und übernimmst schrittweise Verantwortung für definierte Themenbereiche. 

Wenn Du ein Teamplayer mit ausgeprägtem Organisationstalent und einer hohen Affinität zu Zahlen bist und ein Umfeld suchst, in dem Du Dich fachlich und persönlich weiterentwickeln kannst, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du bist täglicher Ansprechpartner für unsere Franchisepartner und internen Teams. Du sorgst für klare, wertschätzende und verbindliche Kommunikation. Auch bei unterschiedlichen kulturellen Hintergründen.
• Rechnungsmanagement: Unterstützung bei der Prüfung, Erfassung und Zahlung von Rechnungen über digitale Tools, mit Blick für Details und saubere Abläufe.
• Fakturierung & Mahnwesen: Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie aktive Mitwirkung beim Aufbau eines strukturierten und partnerschaftlichen Mahnwesens. Du findest den richtigen Ton zwischen Klarheit und Beziehungspflege.
• Debitoren- / Kreditorenmanagement: Überwachung und Abstimmung offener Posten. Du gehst aktiv auf Partner zu, klärst Differenzen und hältst die Themen sauber zusammen.
• Belegmanagement: Sicherstellung eines strukturierten und nachvollziehbaren Belegflusses. Ordnung ist hier kein Selbstzweck, sondern Grundlage für Professionalität.
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Enge Zusammenarbeit mit interner und externer Buchhaltung. Du übersetzt Anforderungen verständlich und sorgst für reibungslose Abstimmungen.
• Dokumentation & Organisation: Verarbeitung von Posteingängen (digital & analog), Digitalisierung und strukturierte Ablage von Verträgen und Unterlagen.
• Weitere Aufgaben: Mitarbeit bei Kreditkartenabrechnungen, Verwaltung von SEPA-Mandaten und Unterstützung im operativen Tagesgeschäft.

• Abgeschlossene Ausbildung und mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im administrativen oder kaufmännischen Bereich.
• Starke Kommunikationsfähigkeit: Du kannst, auch in schwierigen Situationen, klar, respektvoll und verbindlich kommunizieren.
• Du hast ein gutes Gespür im Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen. Du bleibst souverän, auch wenn Kommunikation mal herausfordernd wird.
• Idealerweise hast du bereits mit Franchisesystemen oder vergleichbaren Strukturen gearbeitet. Du verstehst die Balance zwischen Vorgaben und Zusammenarbeit.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und verlierst auch bei vielen Themen nicht den Überblick.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Interesse an cloudbasierten Tools.
• Du arbeitest selbstständig, denkst mit und bringst Themen sauber zu Ende.
• Deutsch fließend in Wort und Schrift. Englisch von Vorteil, weitere Sprachen ein Plus.

• Pluxee voucher:

  Benefit from a monthly 50€ voucher for restaurants and retail purchases. 
  

• Sport & salute:

  Find your perfect balance with an EGYM Wellpass membership. Enjoy acces to over 8.000 diverse sports and wellness options, including yoga, gyms, massages and swimming pools.
  

• Bike leasing:

  Off work, on the saddle! With us, you can finally lease your dream bike through JobRad – and save on taxes too!

• Employee discounts:

  No matter your needs - we've got the right benefit for you.

• Awesome team events:

  Together we grow – shared experiences shape our team spirit.

• High-quality technical equipment:

  We’ll provide you with a modern laptop and smartphone – and of course, you’re welcome to use them privately as well.

• Secure job:

  Even in the face of pandemic-related challenges, we continue to grow as a financially sound and forward-looking company.

• Individual development opportunities:

  We offer you the opportunity to grow with us – in a way that suits your strengths and interests.

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